Know your customer (KYC)

Know your customer (KYC) workflow

A new opportunity for banks

The principle of Know your customer (KYC) in banking is a key part of the regulatory obligations put in place to avoid corruption. This new protocol requires constant updating of customer information and requires companies to implement new administrative processes.

REMINDER

The KYC process includes verification of the following supporting documents:

• Identity documents and personally identifiable information
• Cash financial transactions over €10,000
• Individuals and entities established in third country jurisdictions
• The flow of cash or other monetary instruments across borders

IN PRACTICE
The KYC process thus allows a customer’s identity documents to be verified more regularly through an online portal or a physical meeting, during which the advisor must check the conformity of the information.

Un mal pour un bien ?

La réglementation a bon dos pour les regtechs – nouvelles startups à la mode dans le monde de la conformité – néanmoins elle peut avoir un impact important sur l’expérience client/conseiller. En effet, les banques n’étant pas les seules institutions soumises au KYC, les clients reçoivent de nombreuses requêtes de la part des organismes et cela a généralement tendance à les agacer. De plus, la mise en place d’un nouveau processus de cette envergure ne réjouit pas forcément les responsables IT de nos chères banques car qui dit mise en conformité dit forcément coût supplémentaire.

En dehors de ces contraintes, il existe une réelle opportunité pour les banques de (re)nouer le dialogue avec leurs clients. Au travers du processus de KYC très administrativo-administratif, les conseillers vont pouvoir profiter de ces mises à jour pour évoquer les projets du moment et proposer des services adaptés. Un bon point pour les agences qui souffrent sévèrement de la digitalisation du secteur. En septembre dernier, une dizaine de banques européennes avaient annoncé la suppression de 44 000 postes depuis le début 2019 et le secteur a enregistré une baisse des effectifs pour la 9e année consécutive (Source La Tribune).

Afin de déployer rapidement ce protocole KYC, les banques doivent donc faire appel à des prestataires externes pour accélérer la mise en conformité. Les solutions de workflows sont des outils parfaits pour ce type d’opérations car :

• les processus sont mis à plat et digitalisés dans une application en ligne (plus pratique pour les mises à jour et la maintenance).
• il y a de nombreuses possibilités d’automatisation (rappels automatiques, envoi d’emails…).
• chaque étape est monitorée (possibilité d’évaluer les taux de conformité d’une agence par exemple).
• il est possible de faire évoluer un workflow plus rapidement (nouvel acteur, nouvelle norme…) plutôt que de changer de logiciels, une solution beaucoup plus économique.

Iterop a été sollicité par plusieurs entités pour accompagner les équipes dans la fluidification du processus de KYC. Voici un exemple de workflow simplifié utilisé aujourd’hui au sein d’un groupe bancaire français.

The benefits of a workflow for teams:

Assist advisors in organizing their reviews and avoid delays

• Have a list of upcoming deadlines and organize reviews
• List of items to be updated and automate the update
• View actions in progress
• Access request history

Streamline communication with the customer and anticipate documentation updates

• Send reminder emails on documentation updates
• Allow the customer to upload their document directly to the advisor area

Share the customer file with the KYC review team

• Validate the files
• Identify ongoing actions
• Check the completeness of the files
• Raise alerts on delays

Analyze the compliance rate of customer files in real time

• Get access to the compliance rate (by agency or overall)
• Indicators on the number of pending or overdue files
• Monitor current files in real time
• Check a file’s KYC documents
• Easily search for a file