questions que les entreprises se posent sur le BPM
1. Combien coûte la mise en place d’un projet BPM ?
Tout dépend bien évidement de votre projet. Chez Iterop, nous facturons en fonction du nombre de collaborateurs qui utilisent l’application. À noter que certains de vos collaborateurs sont amenés à utiliser Iterop de manière plus ponctuelle. C’est pourquoi, seuls les utilisateurs réels sont comptés dans nos tarifs. Les autres seront comptabilisés comme des utilisateurs externes.
Exemple processus appels d’offres
Une collectivité locale permet à l’ensemble de ses services de lancer des demandes d’appels d’offres. Plusieurs centaines de personnes internes à la collectivité peuvent interagir avec le processus (faire une demande, compléter des formulaires, envoyer des justificatifs…) mais seul les responsables marchés sont comptés comme des utilisateurs réels d’Iterop. Les fournisseurs sont comptabilisés comme des utilisateurs externes.
2. Combien de temps faut-il pour mettre en place un projet BPM ?
Avec Iterop, nos clients mettent en moyenne 5 jours pour implémenter un premier projet BPM. Le cinquième jour, le processus est lancé et testé par vos équipes. Durant ces 5 jours, les étapes les plus longues se déroulent en général côté client au moment de la réflexion sur le processus. En effet, il n’est pas toujours évident de se questionner sur son fonctionnement, néanmoins nos consultants vous accompagnent sur ces étapes parfois complexes.
Conseil Iterop
Chez Iterop, nous prônons l’étude d’un processus clé et sur un périmètre réduit afin que les équipes adoptent le nouvel outil plus rapidement. Après avoir atteint vos objectifs sur ce premier projet, vous pourrez intégrer aisément de nouveaux workflows.
Nous vous déconseillons les “usines à gaz” qui mettent de longs mois avant de voir le jour, ils ont tendance à coûter plus cher et à décourager vos équipes. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter le guide pratique du BPM.
3. Quelles sont les ressources techniques nécessaires ?
Iterop est une plateforme SaaS (Software as a Service) accessible via un simple navigateur internet (Chrome, Firefox, Edge…). Les mises à jours se font à distance et sont totalement transparentes pour vos équipes. Il n’y a donc pas besoin de faire appel aux équipes informatiques ou autres prestataires pour maintenir le logiciel.
4. Pourrais-je intégrer directement mes clients, fournisseurs ou partenaires dans mes processus ?
Oui, plusieurs méthodes permettent d’intégrer ou de communiquer avec vos parties prenantes. Les formulaires externes permettent de faire intervenir une personne extérieure à votre entreprise pour réaliser une tâche sans devoir payer un utilisateur supplémentaire. Un service d’envoi de mails intégré vous permet aussi de notifier qui bon vous semble.
5. Est-ce que mon système d’information peut se connecter à Iterop ?
Oui, nous pouvons connecter votre système et vos applications à Iterop (via API Rest). Nous disposons également d’un connecteur Zapier.
Conseil Iterop
En connectant vos applications avec Iterop, vous n’aurez plus besoin d’effectuer des doubles saisies entre plusieurs systèmes d’information ainsi vous gagnez du temps et vous évitez les erreurs.
6. À quel point mon quotidien va t-il changer ?
Lorsqu’un ou plusieurs de vos processus clés seront orchestrés par Iterop, les acteurs des processus recevront au bon moment les bonnes informations pour effectuer une action décisive du processus.
Dans le guide pratique du BPM nous détaillons le nouveau fonctionnement : les acteurs du processus reçoivent une notification pour compléter un formulaire accessible par un navigateur internet. Toutes les documents, tableurs Excel, PDF et autres informations utiles sont associés automatiquement au formulaire pour simplifier le traitement de la tâche.
7. Comment vais-je pouvoir piloter mes activités ?
Aujourd’hui, pour connaitre l’avancée de vos processus, vous devez interroger vos collaborateurs, consulter une fiche traceuse ou un fichier Excel. Demain avec Iterop, il vous suffira d’accéder à vos tableaux de bord (personnalisés par vos soins) selon vos indicateurs et vos objectifs. Et de manière plus précise, vous pouvez suivre pour chaque processus, quels sont les points de blocage, quel collaborateur est en charge de la tâche en cours ou quels documents ont été complété.
8. Mon fonctionnement évolue, est-ce que je peux facilement modifier mon processus ?
Oui, avec Iterop il est très simple de modifier votre processus et de le mettre à jour selon vos nouveaux besoins. L’amélioration continue des processus est une chose fondamentale dans le BPM. Iterop est capable de gérer les différentes versions de vos processus et de déployer les mises à jour sans discontinuité de service.