Organiser un événement

Ne ratez plus aucune étape !

L’objectif du processus : Planifier des événements et sécuriser leur organisation.

De l’organisation d’un mariage à une soirée raclette, du prochain séminaire à la gestion de projets régionaux, la réussite d’un événement dépend majoritairement de la manière dont il est organisé.

Avant la digitalisation

Prenons l’un de nos clients en charge d’organiser de nombreux événements sur l’année avec une cinquantaine de porteurs de projets différents.
Avant d’utiliser Iterop, l’organisation des événements était entièrement gérée par email. Il y avait de nombreux échanges et d’aller-retour entre le service marketing et les prestataires. Chaque étape était enregistrée dans un gigantesque fichier Excel que les collaborateurs devait s’échanger régulièrement. Il était impossible d’obtenir une vision claire et rapide des étapes en cours ou à venir. Associé à cela, le risque d’oublier une étape était élevé.

Les bénéfices

• Pour les porteurs de projet : la procédure est plus simple pour faire des demandes, le suivi est précis et chaque prise en charge est associé à un accusé réception.
• Pour l’équipe événementielle : la procédure est standardisée avec des checklists dynamiqyes associées à chaque type d’événement. Le suivi se fait en temps réel et chaque collaborateur peut communiquer sur l’état du dossier.

En quoi consiste le processus ?
Un porteur de projet fait une demande pour organiser un événement. La demande doit ensuite être validée par le pôle marketing qui peut alors, faire une demande d’informations complémentaires. L’étape de concertation concerne la date de l’événement et des dates d’envois des campagnes mails avec des rappels configurés dans Iterop. La mise à jour du planning se fait automatiquement avec la connexion à Google Agenda.
Tout le suivi du projet se fait dans Iterop grâce à des checklists pour faciliter l’organisation de l’événement.