L’imprimerie Lahournère digitalise son processus de commande
Comment suivre et piloter l’ensemble des commandes du 1er devis à la livraison ?
Problématique
Comme beaucoup d'entreprise, les équipes de l'imprimerie souhaitait abandonner les fiches traceuses et le suivi des commandes sur Excel.
Solution
Pour moderniser et automatiser simplement la gestion des commandes, le processus a été implanté dans les différents services de l'imprimerie. Les bonnes informations transitent automatiquement aux bonnes personnes et l'état d'avancement des commandes est désormais connu en temps réel.
La société :
L’imprimerie Lahournère, basée à Toulouse (31) est spécialisée dans les travaux d’impression offset et numérique. Créée en 1971, elle est dirigée depuis plusieurs années par Béatrice et Bernard Lahournère.
L’Imprimerie Lahournère est une entreprise familiale qui ne transige ni avec la qualité ni avec les engagements pris. C’est pourquoi, dans un souci d’amélioration continue et de traçabilité des commandes de ses clients, la société a décidé de mettre en place le suivi du processus de commande de ses travaux d’impression.
Le besoin :
La principale problématique était qu’une fois la commande passée, il était difficile de connaitre l’avancée de celle-ci. Le suivi était alors réalisé par papier et avec Excel. Lorsqu’un commercial souhaitait connaitre l’état d’une commande de l’un de ses clients, il devait contacter deux services de la société pour obtenir une réponse.
De plus, il pouvait arriver qu’une commande non urgente soit « étouffée » par les commandes plus urgentes. Enfin, des systèmes fait maisons avaient été mis en place pour palier cela, mais entraînaient une multiplication des saisies dans divers tableurs…
La réponse :
Un processus d’une quarantaine de tâches a été modélisé : de la passation de commande à la livraison en passant par la PAO et les étapes de production. Les différents acteurs ont été formés à l’utilisation d’IteropSuite. Des tablettes ont été mises à disposition dans l’atelier permettant ainsi une mise à jour en temps réel de l’état d’avancement du processus.
Les bénéfices :
L’accès à IteropSuite se fait directement par navigateur web pour tous les utilisateurs depuis leurs PCs, tablettes tactiles et smartphones.
– Les formulaires papier et le suivi Excel sont abandonnés.
– Les informations transitent automatiquement suite à la réalisation des tâches.
– L’état d’avancement des commandes est désormais connu en temps réel et suivi.
Les chiffres :
– En moyenne 300 commandes sont suivies simultanément.
– 6000 consultations d’état d’avancement / an
– 10 000 validations de formulaires par mois
Béatrice Lahournère, Directrice commerciale, Imprimerie Lahournère
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