Système d’information achats : l’essentiel à savoir sur le SI achats

SI achats : une définition

Un SI achats, ou système d’information achats, est un outil informatique utilisé pour collecter et traiter les données relatives aux processus d’achats dans une entreprise. Son utilisation permet de simplifier la gestion des processus de la fonction achats, d’augmenter la productivité, et de réduire les dépenses.

Qu’est-ce qu’un SI achats ? C’est l’un des outils essentiels à la transformation digitale d’une entreprise. En effet, il s’agit d’un logiciel permettant de gérer l’intégralité des processus d’achats et de faire ressortir les informations importantes concernant des paramètres comme les prix, les stocks, les fournisseurs, etc.

Un SI achats donne une vision globale des processus d’achats et des commandes, à des fins d’optimisation du traitement : analyse des dépenses, réseau de fournisseurs, gestion collaborative des stocks, contractualisation, expédition, facturation et paiement, e-procurement, etc.

La mise en place d’un système d’information achats passe par l’implémentation d’une solution de SI achats. Ainsi, les outils de Purchase-to-Pay (P2P), Source-to-Pay (S2P) ou Purchase-to-Receive (P2R) couvrent tout ou partie des processus d’achats pour les trois catégories courantes (A, B, C) : achats directs, achats indirects et achats ponctuels.

Quels sont les avantages d’un SI achats ?

La mise en place d’un SI achats bénéficie non seulement à la fonction achats, mais plus largement à l’ensemble de l’organisation. Cela permet de…

• Centraliser le traitement des achats.
• Optimiser le suivi des commandes passées.
• Analyser les dépenses de façon granulaire et identifier les leviers de réduction des coûts.
• Automatiser les processus d’achats pour simplifier la tâche des équipes.
• Améliorer la communication en interne sur les processus d’achats.
• Faciliter la gestion des appels d’offres.
• Augmenter la productivité.

En somme, le SI achats est une composante déterminante de la transformation digitale d’une entreprise.

Moderniser le SI achats

La transformation numérique est au cœur de toutes les conversations. Elle touche tous les domaines d’activités et intervient à tous les niveaux de l’organisation. Les acheteurs n’échappent pas à ces mutations et doivent eux aussi trouver des moyens pour adapter, évoluer et transformer leur système d’information.

Le rôle des achats dans les organisations devient de plus en plus stratégique. C’est pourquoi, en tant qu’éditeur de solution métier, nous nous sommes intéressés au fonctionnement des services achats français et notamment à leurs besoins en matière de SI achats et de solutions applicatives.

« Nous rêvons que les éditeurs de SI, outre leur rôle de partenaires technologiques, nous accompagnent non seulement dans l’intégration progressive des vagues d’innovations, mais également dans les différentes transformations (métier, organisation, processus, compétences) liées à la mise en œuvre de ces nouvelles capacités. »

Joël Aznar, Directeur de la gouvernance des Master Data de la fonction Achats – Schneider Electric. (Décisions Achats, 2017)

Une étude sur les achats publics et privés

Après plusieurs mois passés à recueillir les besoins de 395 acheteurs publics et privés en France, nous sommes heureux de pouvoir vous communiquer les résultats de cette étude. L’objectif de cette dernière est d’établir un « état des lieux » des services achats et d’identifier les outils dont ils souhaiteraient disposer en 2017 pour améliorer et transformer leur fonctionnement.

Cette infographie résume en partie les habitudes des acheteurs en termes de sourcing, de communication et de collaboration. Par ailleurs, nous avons observé à travers cette étude qu’une majorité des acheteurs souhaitaient monter en compétence sur les techniques achats :

• 56 % souhaitent améliorer leur connaissance sur les techniques d’achats
• 44% souhaitent mettre en place un guide interne
• 39% souhaitent développer l’usage des MAPA (Marchés à Procédure Adaptée)
• 1 acheteur sur 2 souhaite mettre en place des solutions SaaS

Un besoin que doit prendre en compte les éditeurs SI dans les solutions orientées achats.

Quelles sont les étapes du processus d’achat ?

Le processus d’achat désigne l’ensemble des opérations nécessaires à l’acquisition d’un produit ou d’un service par un client (particulier ou entreprise). Ce processus comprend cinq étapes : la reconnaissance du besoin, la recherche d’informations, la comparaison, la décision et le retour d’expérience.

Au sein d’une organisation, la fonction achats met en place des processus rigoureux pour gérer les besoins internes. Ces processus d’achats doivent être clairement identifiés afin d’être intégrés efficacement à des outils de SI achats, dans le but d’améliorer les performances et de réduire les dépenses. Quelles sont les 5 étapes du processus d’achat ?

1. La reconnaissance du besoin. C’est le fondement de tous les processus d’achats : on constate d’abord un besoin ou un manque qui peut être comblé par l’acquisition d’un produit ou d’un service. Par exemple : la comptabilité souhaite implémenter un nouveau logiciel de gestion plus performant.
2. La recherche d’informations. La fonction achats explore les différentes solutions susceptibles de répondre au besoin ou au manque. Lorsqu’il s’agit d’un achat majeur (comme un logiciel de gestion), l’équipe s’appuie sur un cahier des charges qui réunit toutes les problématiques auxquelles la solution doit répondre. La recherche elle-même mobilise tous les canaux disponibles : Internet, catalogues, magasins, bouche-à-oreille, etc.
3. La comparaison des offres. À cette étape, il s’agit d’évaluer les solutions identifiées et de comparer leurs avantages, toujours en gardant en tête le besoin ou le manque auxquels l’achat doit pouvoir répondre. Dans les processus d’achats bien installés, la fonction achats dispose d’ores et déjà d’un réseau de fournisseurs qu’elle connaît et auxquels elle fait confiance.
4. La prise de décision. La solution est choisie et commandée/installée. L’entreprise s’arrête sur une proposition spécifique qu’elle estime capable de couvrir tous ses besoins. L’acquisition peut se faire de gré à gré, via la fonction achats, en passant par des appels d’offres, etc.
5. Le retour d’expérience. Une fois l’achat terminé, il s’agit d’évaluer la satisfaction des utilisateurs et de faire un retour d’expérience.

Ces différentes étapes sont intégrées aux processus d’achats traités au sein d’un SI achats, dans le but d’optimiser chacune d’elles.

Vers un SI achats plus agile

Les fonctions achats veulent mettre en place des outils plus flexibles qui leur permettent de générer des résultats rapides et ainsi d’améliorer en permanence la qualité de leurs achats. C’est pourquoi les éditeurs de SI, comme nous, ont tendance ces dernières années à développer des logiciels « zéro code », plus faciles à utiliser par les opérationnels et plus rapides à tester sur le terrain : des outils SI achats immédiatement accessibles et aisés à prendre en main.

De plus, le modèle cloud se développe lui aussi à travers les solutions SaaS, entièrement utilisables via un navigateur Internet : plus besoin d’installation ni de maintenance sur site. Ce faisant, le modèle cloud est au cœur de la transformation digitale des entreprises (et de la fonction achats).

Des innovations qui facilitent le quotidien des équipes !