Simplifier le reporting et harmoniser le suivi

Un cas classique bien connu des équipes et qui résume bien l’efficacité d’Iterop.

Bénéfices

Reporting entièrement automatisé
Meilleur suivi des projets
Time-to-signe réduit
Tableaux de bords partagés
Démarche Zéro papier

Société

Cabinet de conseil en sécurité des personnes et des transports. Son objectif est de sensibiliser et de former les conducteurs afin de réduire le taux d’accident.

L’équipe

Présence nationale avec 21 délégués régionaux

Quelques collaborateurs externes

Problématique

Les délégués régionaux agissent chacun sur leurs territoires et opèrent selon leurs propres procédures. Afin de justifier de leurs actions, ils doivent effectuer un reporting hebdomadaire à l'aide d'un tableau Excel et réaliser des présentations annuelles de leur travail. La récupération et l'analyse des données leur prenaient environ 3h par semaine.

Solution

Aujourd'hui, les procédures sont homogènes. Le processus de suivi des projets permet à chacun de savoir où il en est. De plus, la création de tableaux de bord individuels et collectifs a permis un reporting instantané des actions. Résultats, les délégués ne perdent plus de temps à chercher puis rédiger les indicateurs clés.

Pour gérer l’ensemble de leurs projets, les délégués ont à leur disposition un ensemble d’indicateurs regroupés sous forme de tableau de bord.

Voici un exemple de tableau de bord :

Les bénéfices

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REPORTING

80 indicateurs clés ont été créés pour suivre l’efficacité des actions.

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ÉVOLUTION

Les processus sont harmonisés et chaque amélioration est déployée à l’ensemble du système sans interrompre les projets en cours.

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GAIN DE TEMPS

Tim-to-sign réduit grâce au worfklow automatisé. Les délégués se concentrent sur la qualité de leurs rendez-vous et plus sur l’administratif.

L’accompagnement d’iterop

Phase 1 : Identification du processus
Phase 2 : Simplification et traduction en BPMN 2.0 dans Iterop
Phase 3 : Première version en production
Phase 4 : Amélioration et mise en place de 80 indicateurs

« Avant la mise en place d’Iterop, chaque délégué opérait dans son coin. Les reportings mensuels prenaient un temps considérable, chacun devait compléter un fichier Excel et préparer son PowerPoint de présentation. Aujourd’hui, tous les rendez-vous, formations, intervenants et autres éléments clés du projet sont centralisés sur la plateforme Iterop. La mise en place des tableaux de bords partagés permet aux délégués régionaux de donner une visibilité instantanée à la commission nationale sur leurs activités. Fini les reporting interminables et les pertes d’informations. »

Marie B. – Déléguée régional – Occitanie

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