5 étapes à respecter pour une gestion réussie de vos équipes délocalisées

Avoir des équipes dispersées est avantageux à de nombreux égards mais ça ne simplifie pas la gestion interne ! La délocalisation a la cote auprès des collaborateurs, qu’il s’agisse de voyager ou d’exercer depuis leur domicile. Elle apporte également son lot de bénéfices pour les entreprises en termes de souplesse, de réduction des coûts et de motivation des salariés. Mais le travail délocalisé a aussi un inconvénient majeur : il est plus difficile de communiquer à distance que dans un même bâtiment. Dans ces conditions, comment gérer les équipes avec pertinence, perpétuer l’esprit d’équipe et garantir une communication efficace ?

La solution : adopter un plan de management adapté en suivant ces 5 étapes.

1. Posez des bases communes pour rationaliser le travail délocalisé

Des processus métiers harmonisés et des règles communes pour tous : voilà la clé d’une gestion efficace des équipes délocalisées. Puisque vous ne pouvez pas être dans chaque bureau pour vérifier ce que fait chaque collaborateur, vous devez absolument proposer une organisation cohérente en amont de façon à ce que tout le monde travaille sur un même socle managérial. Vous pouvez, par exemple, proposer des heures fixes pour les réunions hebdomadaires (en tenant compte des contraintes de chacun) et suggérer des processus globaux de reporting, valables pour tous.

2. Faites de la communication votre enjeu numéro un

Que le travail délocalisé concerne des collaborateurs exerçant leur activité depuis chez eux ou des équipes installées à l’autre bout du monde, l’enjeu reste le même : réussir à communiquer. Pas simple, quand les contraintes du « boulot » (« Pas le temps pour cette réunion, on peut la déplacer une dix-septième fois ? ») s’ajoutent aux défis concrets, comme le décalage horaire (« On peut appeler les gens de New York si vous voulez, mais il est quatre heures du matin chez eux ! »). Les outils digitaux permettent désormais de garder un canal de communication ouvert en continu, via les messageries instantanées, les outils de visioconférence et les solutions de workflow. En outre, ils assurent une communication transversale même entre équipes éloignées. De quoi maintenir l’esprit d’équipe malgré l’éparpillement !

3. Centralisez (et sécurisez) les informations

La gestion des données devient problématique quand ces dernières doivent circuler un peu partout et être exploitées par des personnes qui travaillent à des centaines de kilomètres les unes des autres. C’est l’histoire du bon vieux fichier Excel que les salariés modifient tour à tour, jusqu’à ce que plus personne ne sache quelle version est la bonne… Pour éviter cela et simplifier le travail délocalisé, vous avez besoin d’outils collaboratifs qui centralisent les informations, permettent leur modification en temps réel et garantissent leur sécurité et leur intégrité à tout moment.

4. Distribuez les tâches et les responsabilités

Dans le cadre du travail délocalisé, les collaborateurs éloignés ont besoin de savoir précisément ce qu’on attend d’eux, quelle est l’étendue de leurs attributions, et dans quelle mesure ils peuvent (ou non) prendre des initiatives. Distribuez clairement les missions et les responsabilités à travers des fiches de poste précises, discutez des enjeux de chaque projet avec chaque collaborateur et assurez-vous que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

5. Adoptez un outil facilitant le travail délocalisé (comme une solution BPM SaaS)

Avec l’essor du travail délocalisé, il est clair que l’utilisation de logiciels on premise (installés physiquement sur les machines) n’est pas la mieux adaptée. La souplesse et l’accessibilité sont indispensables avec ce nouveau paradigme. Vous avez besoin d’outils auxquels toutes les équipes puissent accéder, où qu’elles se trouvent, qu’elles soient sédentaires ou nomades. En somme, vous avez besoin d’une solution BPM en mode SaaS : elle ne nécessite pas d’installation sur site (tout se passe sur le Cloud), toute la maintenance est réalisée à distance et elle permet à vos collaborateurs de suivre les activités depuis n’importe quel point du globe. Les documents sont actualisés en temps réel et vos processus sont entièrement sécurisés.

La bonne gestion d’une force de travail délocalisée passe par l’établissement d’une base managériale solide, ainsi que par l’utilisation d’outils adaptés comme les logiciels BPM en mode SaaS pour répondre à tous les défis de la collaboration à distance.