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Etude de cas 

 

Digitalisation des processus internes

On a regardé sur le web pour automatiser nos formulaires et on a découvert Iterop. On a tout de suite vu le potentiel, et compris que cette solution pouvait répondre à nos besoins.

Responsable transformation numérique – Institut de recherche français

Problématique

Un institut de recherche national français a récemment pris contact avec nous, car leurs collaborateurs cumulaient souvent plusieurs activités en dehors de leurs recherches comme l’enseignement ou le conseil. Les équipes de l’institut n’avaient pas de visibilité sur les activités annexes, les documents associés ou encore les différents besoins recensés. Il était donc difficile d’avoir un suivi précis sur l’emploi du temps des chercheurs.

 

Solutions

En quelques semaines, l’institut a mis en place avec l’aide des équipes d’Iterop, un premier processus qui a permis de centraliser toutes les demandes d’activités annexes. Résultat, tous les circuits de validation sont sécurisés, car chaque intervenant (RH, administratif, responsable…) peut suivre en temps réel les demandes. Suite à ce premier projet, l’institut a décidé de mettre en place d’autres processus comme la clôture comptable, les demandes de télétravail, l’homologation de sécurité, la saisine de contrat de recherche ou européen.

La conduite du changement :

Après 5 jours de formation, les équipes de l’institut ont pu être autonomes sur la création et la modification de workflow. Certains clients externes ont participé à une formation afin de les former a minima à l’outil.

« Iterop est un outil pédagogique, simple d’utilisation et de prise en main. »

 

Les bénéfices

  • Meilleure vision des activités
  • Rapidité de mise en place
  • Suivi en temps réel
  • Gain de temps à plusieurs niveaux
  • Simplicité d’utilisation
  • Indicateurs en temps réel
  • Économie de papier
  • Flexibilité de l’application

Aujourd’hui, l’institut envisage de recruter une personne à temps plein sur la création et l’amélioration des processus métiers.

À vous de jouer

Digitalisez vos processus dès aujourd’hui !

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« En terme de retour sur investissement, au niveau des délais de traitement, nous sommes au-delà de ce que nous avions planifié. »