La gestion des notes de frais

Exemple de workflow

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Du papier, encore du papier…

L’objectif du processus : Simplifier et automatiser le circuit de gestion des notes de frais

Votre service comptabilité ou administratif vous demande vos justificatifs liés à un déjeuner que vous auriez pris en février 2021… et vous voilà parti dans des fouilles archéologiques pour remettre la main dessus !

Chez Iterop, on n’échappe pas non plus à cette problématique. Nos consultants sont souvent en déplacement sur les routes de France et doivent eux-aussi, penser à conserver leurs précieux tickets de caisse. À force de se faire gronder par notre responsable administrative en charge de la centralisation des justificatifs et de la comptabilité, certains d’entre eux ont monté une petite équipe afin de créer un workflow qui leur simplifierai la vie !

Pilote du processus : Responsable administratif
Initiateur du processus : Collaborateurs internes
Valideur : Responsable hierarchique

Problématique

Avant, les collaborateurs oubliaient bien souvent de déclarer leurs notes de frais. Et quand ils le faisaient, ils devaient retrouver les tickets de caisse égarés au fond de leur poche, scanner leurs justificatifs au bureau, compléter un fichier Excel pas forcément clair, l'imprimer, le faire signer et enfin attendre leur virement. Un processus long et qui implique de nombreuses tâches manuelles.

Solution

Nos consultants ont alors mis en place un processus automatisé. Désormais, les équipes peuvent démarrer le processus directement sur leur smartphone, prendre une photo de leurs justificatifs, les charger directement dans le processus et ajouter à la suite, toutes leurs notes de frais. Ils peuvent également demander un virement anticipé directement dans Iterop et indiquer si les frais doivent être facturés au client.

REPLAY DU WEBINAR

Retrouvez en vidéo, un workflow automatisé de gestion des notes de frais. Grâce à notre partenaire Mindee, nous avons pu décupler la puissance de l'automatisation en ajoutant la captation automatique des informations se trouvant dans les justificatifs d'achat.

GAIN DE TEMPS

Les étapes de traitement des notes de frais ont été largement réduites et simplifiées

MOBILITÉ

Toutes les notes de frais peuvent être enregistrées via un smartphone équipé d’un appareil photo.

GESTION DOCUMENTAIRE

Organisation dynamique directement dans Google Drive

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