Calculer le retour sur investissement (ROI) d’un projet BPM

Cet article est avant tout une méthodologie censée vous aider à définir votre propre retour sur investissement (ROI).

Chaque projet à son ROI

Comme tout calcul du retour sur investissement, vous devez savoir ce que vous avez avant de pouvoir tirer pleinement parti de ces derniers. Vous pourrez facilement obtenir les coûts de mise en place d’un projet BPM (audit + logiciel + formation), néanmoins il est plus difficile d’évaluer les bénéfices obtenus. Cela est dû en grande partie au fait que le Business Process Management engendre principalement du gain de temps, un élément parfois complexe à évaluer en matière de coûts.

Avec des solutions BPM classiques, vous pouvez attendre un retour sur investissement dans les 6 à 12 mois selon le périmètre du projet. Avec Iterop, nous avons un ROI moyen de 3 mois !

Il existe plusieurs niveaux d’attentes lorsque l’on décide de mettre en place un projet BPM :

• Avoir une meilleure visibilité sur les activités
• Réduire le nombre de canaux de communication utilisés en interne
• Gagner du temps sur les tâches répétitives
• Réduire les temps liés aux prises de décision et aux cycles de validation
• Gagner en qualité de services
• Rationaliser les coûts
• Simplifier le système d’information

Afin d’avoir malgré tout une idée précise du retour sur investissement dans le cadre d’un projet BPM, nous allons vous donner quelques étapes clés à étudier avant de vous lancer.

4 étapes avant de se lancer

› Étape 1 : Définir des indicateurs en amont

Avant toute chose, vous devez avoir défini des indicateurs en amont du projet. Pour bien délimiter le coût, vous devez connaître les éléments qui, aujourd’hui, vous font perdre de l’argent et du temps. En effet, outre l’aspect financier, le gain de temps est une conséquence naturelle de l’amélioration de vos processus.

Il est important de prendre en compte ce facteur dans vos calculs en estimant par exemple, le temps gagné sur les tâches manuelles ou à la recherche d’information par exemple.

› Étape 2 : Identifier les gains directs

Dans un second temps, vous pouvez identifier les coûts directs :

• Abandon d’un outil (ERP, outil interne…)
• Temps gagné sur une procédure
• Suppression des impressions papiers

› Étape 3 : Identifier les gains indirects

Pour calculer le ROI réel d’un projet BPM, il faut prendre en compte les bénéfices indirects (le niveau de satisfaction client, les délais de réponses, les erreurs évitées, la réduction des risque…)
Pour vous aider, vous pouvez identifier les éléments suivants :

• Ce qui sera automatisé
• Ce qui sera optimisé
• Ce qui offrira une meilleure qualité de service

› Étape 4 : Identifier les coûts de mise en place du projet

Une fois que vous avez réalisé les étapes précédentes, vous allez pouvoir définir le coût global de votre projet en intégrant les frais liés à la solution BPM.
Il est nécessaire de prendre en compte tous les coûts associés :

• La licence ou l’abonnement du logiciel
• Le temps consacré à l’analyse des processus
• Les phases d’audit
• La formation
• La maintenance du logiciel
• La gestion des évolutions des processus

Il y a également une autre dimension à prendre en compte : l’humain. Bien que peu chiffrable, les bénéfices apportés à vos équipes doivent être intégrés à votre réflexion. Par exemple, des responsables plus sereins car ils ont une parfaite connaissance du déroulé du processus. Des collaborateurs conscients de l’impact de leurs actions sur le reste des activités.

Une fois que vous aurez réuni l’ensemble de ces éléments, vous aurez une idée plus précise de coûts. Pour aller plus loin dans votre projet, découvrez notre guide BPM.

(Sources : Medium)