Moins de réunions, plus de stand-ups !

Les stand-ups meeting tirent leurs origines des méthodes Agiles et plus précisément du SCRUM. Ces réunions s’organisent debout, d’où le “stand-up”, et durent au maximum 15 minutes. Il y a quelques mois maintenant, nous avons mis en place cette méthode non pas pour les réunion liées au développement produit, comme le veut la règle, mais pour les réunions majeures qui impliquent toute l’équipe. Certains puristes de la pratique commencent déjà à s’arracher les cheveux.

Découvrez notre processus de “Demande de stand-up”

Stand-up : 1 présentateur pour 15 minutes de plaisir

À la base, nous organisions des réunions une fois par mois autour desquelles chaque membre de l’équipe abordait ses problématiques du moment. Mais comme une majorité de jeunes startups, nous avons accueilli de plus en plus de collaborateurs et ces réunions mensuelles ont commencé à s’éterniser : 45 minutes, une heure, deux heures…

Il a donc fallu trouver une solution pour résoudre ce problème sans sacrifier la qualité des précieuses informations fournies au moment de la réunion. L’idée des stand-ups nous a séduit car cela impliquait d’aborder un sujet de manière synthétique et sur une période de temps très courte. D’autant plus qu’avec le format classique, nos chers collaborateurs avaient une certaine tendance à piquer du nez, ce qui avouons-le, nous est tous arrivé au bout d’une heure de réunion…

Le format de 15 minutes maximum était donc idéal pour conserver toute l’attention de nos équipes.

Rappel de quelques faits importants

• – Temps moyen d’une réunion en France : 1h19 (Sources : Wissembly & Ifop)
  – Temps d’attention moyen d’un être humain : 8 secondes, moins que le poisson rouge. (Sources : Huffingtonpost)

Définition : Le stand-up façon Iterop

Bien entendu, il existe plusieurs manières de pratiquer le stand-up. Chez Iterop, ces derniers s’organisent avec toute l’équipe, à l’inverse des stand-ups orientés SCRUM où seules les équipes R&D sont présentes. Chaque présentateur doit avoir préparé quelques slides de présentation afin de laisser une trace au sein du système d’information (ISO 9001 friendly). C’est également très pratique lorsque certains membres sont absents.

Nous avons divisés les stand-ups en deux typologies :
– les points récurrents destinés à synthétiser l’activité d’un service,
– les points ponctuels demandés par un membre de l’équipe.

À noter que les stand-ups ne s’appliquent pas à tous les sujets. Nous continuons à pratiquer la “réunion classique” au sein de chaque service. Cela permet d’aborder en détails d’autres problématiques.

 

Comment organiser un stand-up ?

Dans notre cas, la mise en place de ces nouveaux meetings fût assez simple avec notre logiciel de gestion de processus. L’un de nos consultant a créé un processus “demande de stand-up” en collaboration avec le pilote du processus. Ici, le pilote est un des membre du service marketing. Une fois le processus modélisé et testé, ce qui nous a pris moins d’une demi-journée, nous l’avons mis à la disposition des équipes.

Les collaborateurs ont tous accès à ce processus. Voici le formulaire à remplir au moment de la demande de stand-up :

Ensuite, le pilote du processus de stand-up choisit une date en fonction de l’agenda du présentateur. Il vérifie également si la majorité de l’équipe est présente le jour de la présentation. Le cas échéant, il nous arrive de filmer la présentation mais en général les slides suffisent.

Accompagner la mise en place du processus

Les débuts ont été assez balbutiants car les stand-ups devaient, en tout cas au début, se faire à la demande des collaborateurs. Par exemple, si l’un des membres du marketing voulait avoir plus d’informations sur les développements en cours, il en faisait la demande via le portail Iterop en choisissant le thème, le présentateur attendu et la durée envisagée. Mais comme les habitudes ont la dent dure, il a fallu motiver l’ensemble du groupe et initier la démarche. Le service communication et notamment le pilote, ont donc décidé de mettre en place des stand-ups récurrents pour chaque service.

Une fois par mois, chaque service présente ses chiffres clés, les projets en cours ou à venir ou encore les problématiques actuelles. Les équipes ont très vite adhéré au concept et ont commencé à demander de plus en plus de sujets comme “L’impact du RGPD”, “English Tuesday”, “La mise en place de nouveaux processus internes”, “Présentation du nouveau développeur”, “Planning des audit ISO”, …

Aujourd’hui, nous organisons deux stand-ups par semaine en moyenne. Nous améliorons le processus de temps en temps afin qu’il corresponde toujours à nos besoins. Dernièrement, nous avons intégré les notifications Slack sur le channel “général”. Cela permet d’avertir tout le monde lorsqu’un stand-up va démarrer.