ERP : comment faire évoluer votre système ?

Les ERP (Enterprise Resource Planning) sont partout. Ils structurent et organisent le quotidien de nombreuses équipes. Pendant longtemps, ces logiciels de gestion ont été les fers de lance des entreprises souhaitant mettre un pied dans le digital. Aujourd’hui, le bilan est mitigé. En effet, même si l’aspect centralisation des ressources est bien là, les délais de mise en place restent longs et la plupart de ces outils, une fois en production, offrent peu de souplesse aux équipes métiers sur le terrain.

Alors comment apporter plus d’agilité à votre ERP ? Comment éviter de geler le fonctionnement de votre entreprise durant les évolutions ?

Comment se déroule la mise en place d’un ERP ?

En premier lieu, la mise en place d’un ERP découle d’un besoin d’harmoniser les pratiques et d’améliorer la circulation des informations. Les entreprises délèguent en général le choix d’une solution au service informatique ou à un(e) consultant(e) externe. Dans 54% des cas, la mise en œuvre d’un ERP se fait le plus souvent par le biais d’un couple éditeur/intégrateur. Cependant, les chefs de projet aiment travailler en direct avec les éditeurs si toutefois, ils respectent trois critères :

• Compréhension des besoins métiers,
• Compétences techniques,
• Capacité à accompagner les entreprises dans le temps.

Les ERP intègrent des modules propres à chaque métier. Les plus utilisés sont :

• 74% : Gestion des achats,
• 71% : Comptabilité,
• 70% : Gestion commerciale.

Etude CXP 2017

Un manque d’agilité avéré

C’est de loin le principal reproche que l’on peut faire aux ERP. Le fonctionnement par module oblige les équipes à standardiser leurs pratiques. D’un côté, cela à l’avantage d’homogénéiser les savoir-faire, mais à l’inverse, entraîne un manque d’innovation. De fait, un système qui n’évolue pas ne peut plus se différencier et donc conserver un certain avantage sur la concurrence.

Ajoutons à cela les délais de mise en place. En moyenne, la mise en oeuvre peut prendre entre trois et six mois. Bien loin des besoins quasi immédiats des équipes. La flexibilité et la rapidité de mise en place, sont deux critères déterminants pour la plupart des secteurs d’activité. Que se soit en termes de services ou de produits, la lenteur ne pardonne pas.

On notera aussi les coûts supplémentaires qu’impliquent la mise à jour ou les demandes d’évolution de l’ERP.

Pour preuve, une enquête de 2017 menée auprès des utilisateurs Oracle et SAP évoque ces problématiques :

• 80% considèrent que les contrats Oracle ne présentent pas suffisamment de flexibilité
• 75% que le modèle de licence ne présente pas suffisamment de flexibilité
• 60% préféreraient disposer d’un autre fournisseur pour leurs actuels produits et services
• 50% répondent travailler actuellement sur une stratégie de sortie

Les grands acteurs du secteur Cegid, Microsoft, Workday, SAP ou encore, Oracle se tournent de plus en plus vers le cloud. Mais n’est-il pas déjà trop tard pour les DSI et les équipes ?

Changer d’ERP ou repenser le système d’information ?

Le changement de votre ERP peut s’avérer extrêmement complexe surtout si vous l’utilisez depuis plusieurs années. D’une part, cela demande la création d’une équipe projet dédiée avec des acteurs techniques mais aussi métiers. D’autre part, vos utilisateurs n’aiment pas qu’on chamboulent leurs habitudes. Cependant, repartir de zéro est parfois la meilleure option.

Le problème ne se trouve pas seulement au sein même du logiciel. Votre système d’information doit être flexible si vous souhaitez que vos équipes puissent travailler efficacement. Et peut-être qu’aujourd’hui, vous n’avez pas besoin de changer d’ERP mais plutôt de le rendre plus agile. C’est là qu’intervient le BPM. Souvent assimilé aux ERP, les solutions BPMS (Business Process Management Suite) sont dédiées à la formalisation et à l’automatisation des processus métiers. Le grand bénéfice de ces logiciels, c’est la connexion avec l’ensemble de vos outils existants (ERP inclus) et la facilité d’évolution des processus en production. Cette dernière fonctionnalité est propre à chaque logiciel BPM.

À l’inverse des ERP, les BPMS sont bien plus agiles et permettent de faire évoluer vos processus facilement.

Le BPM : la brique agile de votre SI

Le BPM en SaaS
Le modèle SaaS (accessible en ligne via un abonnement) occupera près de 50% des licences du marché du logiciel d’ici 2020. Bien plus souple que le modèle classique avec une installation sur site, les mises à jour et la maintenance sont entièrement gérées à distance.

Avec l’introduction d’un logiciel BPM en mode SaaS, les besoins des équipes peuvent être pris en compte au fil de l’eau avec une livraison régulière de nouvelles versions de leurs processus.

Le BPM est la brique stratégique qui leur permet d’innover et d’améliorer sans cesse leur fonctionnement. La connexion entre la solution BPM et l’ERP facilite les interactions et la remontée d’informations. Plus que les données, ce sont l’ensemble du processus, acteurs et outils, qui se retrouvent sur une seule et même application.

Gartner indique notamment les avantages à mettre en place un projet de BPM autour de l’ERP :

• Cela permet de rendre les processus cachés explicites, en les affichant graphiquement, et contribue ainsi à la transparence des modes de traitement de l’information propres à chaque entreprise
• La courbe d’apprentissage des applications est plus courte
• La maintenance des solutions est facilitée
• L’augmentation de la productivité jusqu’à 40 %.

Une solution à envisager si vous souhaitez vous libérez des contraintes de votre ERP. Attention toutefois à bien définir vos critères de choix pour votre logiciel BPM.