Logiciel BPM : 5 critères incontournables pour faire le bon choix

C’est un fait, une solution Business Process Management (BPM) apporte de nombreux bienfaits à votre entreprise. Elle donne une vision globale de votre organisation, améliore les gains de temps à tous les niveaux, fluidifie les échanges, favorise la collaboration, simplifie la prise de décision et autorise un suivi plus complet. Bref, elle aide les entreprises à optimiser leurs processus métier.

Tout cela, bien sûr, à condition de choisir le bon logiciel BPM ! Mais au fait, quels sont les critères incontournables pour sélectionner la bonne solution de gestion des processus métiers ? Suivez le guide !

Qu’est-ce qu’un logiciel BPM

Dans « logiciel BPM », il y a « BPM » : le Business Process Management, ou « gestion des processus métier ». Pour comprendre à quoi sert une solution BPM, il faut donc commencer par s’intéresser à la notion même de process management, ainsi qu’au concept basique de « processus métier ».

C’est quoi, un processus métier ?

On définit un processus métier comme un ensemble d’opérations qui, mises bout à bout, permettent d’atteindre un objectif donné. Cet enchaînement d’activités fonctionne à partir de flux entrants (matières premières, informations, actions réalisées par des clients…) et s’attache à produire un résultat, en lien direct avec la satisfaction du client final. Ces opérations sont généralement transversales, au sens où elles font intervenir plusieurs départements au sein de l’entreprise.

À titre d’exemple, le traitement des factures est un processus métier, tout comme l’accueil des employés tout juste recrutés. Pour chaque processus, les différentes tâches à accomplir et les divers participants sont clairement identifiés.

Une entreprise lambda peut utiliser des dizaines de processus métier distincts pour fonctionner au quotidien. Certains de ces processus sont indispensables à son activité et méritent d’être analysés, puis optimisés : c’est là que la gestion des processus métier entre en jeu.

C’est quoi le Business Process Management ?

Gérer les processus métier en revient à identifier, modéliser et comprendre les différents processus qui permettent à une organisation de fonctionner, dans le but de les optimiser. Il s’agit de visualiser l’ensemble des étapes du processus, avec les actions à réaliser et les collaborateurs qui doivent les prendre en charge, mais aussi avec les acteurs tiers qui y participent (notamment les partenaires et/ou les clients). Cela, afin de déceler les axes d’amélioration, par exemple en automatisant les flux de travail lorsque c’est possible.

Le BPM Business Process Management est donc une méthode de modélisation des processus complexes d’une entreprise. Il a pour objectif d’améliorer en continu les performances et la qualité des processus, en les rendant plus rapides, fluides, fiables, agiles et robustes à la fois. Il s’appuie sur la modélisation et sur l’informatisation des processus.

C’est aussi, plus globalement, une démarche qui vise à mettre sous contrôle les processus stratégiques de l’entreprise, à s’assurer qu’ils sont en phase avec les objectifs commerciaux et organisationnels, et à adopter une approche d’amélioration continue. Pour cela, on les modélise à l’aide d’une solution logicielle de gestion des processus métier — un logiciel BPM.

Que fait un logiciel de Business Process Management ?

Un logiciel BPM aide les entreprises à effectuer ce travail de modélisation des processus. Mais ce n’est pas tout. Car une solution BPM est aussi utilisée pour mettre en œuvre et pour améliorer les processus métier, précisément en actionnant des leviers d’optimisation.

Dans le détail, voici ce qu’un logiciel BPM Business Process Management peut faire pour l’entreprise :

• La modélisation des processus complexes, afin de mieux les comprendre et de pouvoir les analyser plus finement.
• L’optimisation des processus métier avec un BPM, en visualisant d’un coup d’œil comment les modifications apportées sont susceptibles d’affecter l’ensemble des étapes du processus, mais aussi l’entreprise dans sa globalité. Ainsi, l’utilisation d’une solution BPM aide les entreprises à analyser les effets d’un changement, d’une évolution ou d’une correction au sein de processus complexes.
• L’automatisation des flux de travail, qui consiste à sélectionner les tâches pouvant se passer d’une intervention humaine et à les déléguer au logiciel de gestion, qui va lui-même s’assurer de leur exécution dans le bon ordre. Automatiser les tâches revêt de nombreux avantages, comme on le verra plus loin.
• La surveillance des processus via un suivi régulier et via l’analyse d’indicateurs clés de performance, afin de détecter en temps réel les erreurs, les retards et les freins qui empêchent les flux de travail de gagner en efficacité. Et ainsi apporter les corrections indispensables de façon à améliorer les processus métier en continu.

Pour faire tout cela, une solution BPM s’appuie sur un ensemble de conventions et de normes. C’est le cas, en particulier, du BPMN, le Business Process Model and Notation : une méthodologie de modélisation des processus qui constitue la norme ISO/CEI 19510. Son but ? Fournir aux acteurs de l’organisation une notation compréhensible par tous, un référentiel sur lequel tout le monde peut s’appuyer pour modéliser et gérer les processus métier.

Comment s’utilise un logiciel BPM Business Process Management ?

Pour simplifier la vie des entreprises, un logiciel BPM est généralement low-code ou no-code. Cela veut dire que ses fonctionnalités sont accessibles à tous les utilisateurs, indépendamment de leurs compétences informatiques, grâce à une implémentation qui nécessite peu (ou pas du tout) de programmation.

Ainsi, une solution logicielle no-code permet de modéliser et d’améliorer les processus métier sans écrire une ligne de code, grâce à une approche « glisser-déposer » intuitive pour créer des diagrammes.

Pourquoi utiliser un logiciel BPM ?

Pour une entreprise, le recours à un logiciel BPM présente de nombreux bénéfices. Quels sont-ils ? Pourquoi est-ce intéressant d’utiliser un logiciel de Business Process Management ?

Une solution BPM pour gagner en productivité

Le but du BPM est d’améliorer les processus métier. Mais pour y parvenir, il faut généralement automatiser les tâches récurrentes à faible valeur ajoutée, qui ont aussi la caractéristique d’être chronophages. Or le fait d’automatiser les tâches contribue à libérer du temps pour les équipes et leur permet de se consacrer à des opérations à plus forte valeur ajoutée. C’est ainsi qu’elles augmentent drastiquement leur productivité.

Le plus intéressant, c’est que tous les flux de travail peuvent bénéficier de ce gain de productivité dû au BPM, qu’il s’agisse de processus complexes ou simples : canal de vente, traitement des factures, gestion des sinistres, onboarding…

In fine, le fait d’améliorer les processus métier conduit à une organisation plus fluide et plus efficace, ce qui aide les entreprises à réduire leurs coûts.

Un logiciel de gestion des processus métier pour améliorer la qualité

L’un des principaux avantages d’un logiciel BPM réside dans la capacité d’une entreprise à améliorer les processus métier en continu, comme le prévoit la norme ISO 9001 de management de la qualité. L’analyse permanente permise par le suivi des indicateurs de performance contribue à une optimisation de l’expérience client grâce à trois leviers :

• Des processus plus fiables, par exemple pour garantir l’obtention par le client du produit désiré.
• Des processus plus agiles, qui permettent de répondre plus efficacement aux besoins.
• Des équipes plus réactives, capables de faire face avec plus d’efficience aux imprévus et aux évolutions du marché.

C’est d’autant plus vrai qu’un logiciel BPM peut offrir des fonctionnalités de collaboration grâce auxquelles les utilisateurs sont en mesure de partager des informations cruciales et de travailler main dans la main, en temps réel, sur des projets stratégiques. Et ce, toujours dans une démarche d’amélioration continue.

Une solution logicielle pour faire évoluer les processus

Un processus n’est jamais fixe : on sait qu’il évoluera en fonction des tendances du marché, des changements dans le comportement des consommateurs, ou encore de la réglementation.

La force d’un logiciel BPM réside aussi dans sa capacité à accompagner l’entreprise dans ses besoins d’évolution au regard de ses processus. En effet, une démarche BPM est indispensable pour garder la pleine maîtrise des processus, pour les faire évoluer dans le bon sens lorsque c’est nécessaire, et pour atteindre les objectifs.

Enfin, c’est également un outil de transformation digitale qui aide les entreprises à entrer pleinement dans le numérique, en digitalisant jusqu’à leurs processus complexes, et en leur offrant l’opportunité d’automatiser les tâches récurrentes. En ce sens, il faut voir le logiciel BPM Business Process Management comme un incontournable accélérateur de la digitalisation de l’entreprise.

Un outil facile à prendre en main

Enfin, l’utilisation d’un logiciel BPM est intéressante, aussi, parce que ce type d’outil est conçu pour être simple d’accès et pour être pris en main aisément par le plus grand nombre de collaborateurs.

Dans ce but, une solution BPM est proposée en version low-code ou no-code, ce qui signifie que la modélisation des processus passe par des mécaniques basiques de glisser-déposer — pas besoin de maîtriser le code !

Il reste maintenant à déterminer comment choisir ce logiciel BPM, grâce aux 5 critères qui suivent.

1. Les fonctionnalités de votre logiciel BPM

Vous avez décidé d’implémenter un outil BPM dans votre entreprise ? Pour éviter de tâtonner trop longtemps, posez-vous tout de suite les questions clés :

• Pourquoi avez-vous besoin de cette solution ?
• Quels sont les processus qui ont besoin d’un bon coup de boost ?

Délimiter les contours de votre projet vous permet de sélectionner en amont les fonctionnalités réellement indispensables et de dresser une liste des priorités.

• La modélisation des processus métiers : essentiel !
• L’interface Drag & Drop qui permet d’ajouter facilement des données aux processus : incontournable !
• La gestion multi-supports : impossible de faire sans !
• Les fonctionnalités avancées accessibles sur l’appli mobile : ce serait un gros plus !

Cette liste vous aidera à choisir la solution la plus pertinente en regard de vos besoins.

Chez Iterop, nous vous proposons un lot de fonctionnalités essentielles (intégration facilitée au SI, gestion des droits utilisateurs, définition de formulaires personnalisés, génération de rapports statistiques, création d’indicateurs de performances…) auxquelles il faut ajouter de nombreuses capacités facultatives bien pratiques (création de tableaux de bord personnalisés, simulations de scénarios de processus métiers…). Pour en savoir plus : découvrir la boite à outil du BPM.

 

2. L’évolutivité de votre solution BPM

Dans la grande majorité des cas, vous choisirez un logiciel BPM standard doté de quelques fonctionnalités plus spécifiques. Le plus important, c’est que cet outil puisse évoluer de façon régulière, à trois niveaux :

• d’un point de vue technique, en intégrant des mises à jour et des fonctionnalités plus récentes, au gré des innovations ;
• d’un point de vue métier, en permettant la mise en place de nouvelles versions des processus, instantanément, sans risquer d’interrompre le service ;
• d’un point de vue organisationnel, en sachant évoluer en même temps que votre entreprise sur le plan de la gouvernance ou de l’approche managériale.

Vous n’avez pas envie d’une solution BPM qui, une fois installée, ne puisse plus bouger du tout — n’est-ce pas ? Il faut garder en tête qu’un processus évoluera en fonction des circonstances, et qu’il est important de prévoir un outil capable d’accompagner ces changements.

3. La simplicité de déploiement et d’utilisation de l’outil BPM

Le critère de la simplicité est d’autant plus crucial que l’outil BPM sera utilisé par de nombreux collaborateurs, à grande échelle.

D’abord, il doit pouvoir s’intégrer aisément à l’existant, c’est-à-dire à votre système d’information et à ses prolongements (logiciels et solutions applicatives), ainsi qu’à votre base de données actuelle. À moins que vous n’ayez envie de re-saisir manuellement toutes vos informations ?

Ensuite, une fois implémenté, le BPM ne pourra être pleinement efficace (et rentable) que s’il est adopté par l’ensemble des collaborateurs. Ce qui suppose une interface ergonomique (sur le mode « glisser-déposer », donc sans code), une prise en main intuitive et une communication pensée pour « vendre » l’outil à ceux qui devront se l’approprier.

4. La souplesse du paramétrage du logiciel BPM

Un logiciel de gestion s’apparente à un diamant brut qu’il faut savoir polir pour en révéler tout l’éclat. Cette mission échoit aux acteurs métiers, qui vont gérer eux-mêmes les processus collaboratifs induits par l’outil. Ils ont donc besoin de pouvoir paramétrer la solution (et assurer son entretien) sans perdre un temps précieux à chaque manipulation !

Pour cette raison, la souplesse du paramétrage de votre BPM est un critère de choix pour le moins déterminant. Il doit pouvoir être personnalisable à l’envi (qu’il s’agisse des workflows, des formulaires électroniques, des tableaux de bord, de la sélection des widgets…) et être capable d’évoluer pour épouser les changements stratégiques ou organisationnels de votre structure.

5. Le budget à consacrer à votre outil BPM

La question du budget est importante : elle vous permet de réduire votre liste des candidats BPM. Tout en vous contraignant à mettre l’accent sur les fonctionnalités réellement pertinentes !

Ce budget, il est essentiel de le définir en accord avec la direction et la DSI, en apportant les éléments destinés à convaincre des bienfaits de ce choix.

N’oubliez jamais une chose : si les avantages d’un logiciel BPM vous semblent évidents, ce n’est pas forcément le cas de ceux qui vont décider de la somme allouée au déploiement de la solution. N’hésitez pas à insister sur les gains potentiels d’un tel outil.

Faites le bon choix d’un logiciel BPM en vous appuyant sur ces 5 critères déterminants. Et confiez cette recherche à une personne dédiée, qui deviendra de fait l’expert BPM au sein de votre organisation !