Logiciel BPM : 5 critères incontournables pour faire le bon choix

C’est un fait, une solution Business Process Management (BPM) apporte de nombreux bienfaits à votre entreprise. Elle donne une vision globale de votre organisation, améliore les gains de temps à tous les niveaux, fluidifie les échanges, favorise la collaboration, simplifie la prise de décision et autorise un suivi plus complet. Tout cela, bien sûr, à condition de choisir le bon logiciel BPM ! Mais au fait, quels sont les critères incontournables pour sélectionner la bonne solution de gestion des processus métiers ? Suivez le guide !

1. Les fonctionnalités

Vous avez décidé d’implémenter un outil BPM dans votre entreprise ? Pour éviter de tâtonner trop longtemps, posez-vous tout de suite les questions clés :

• Pourquoi avez-vous besoin de cette solution ?
• Quels sont les processus qui ont besoin d’un bon coup de boost ?

Délimiter les contours de votre projet vous permet de sélectionner en amont les fonctionnalités réellement indispensables et de dresser une liste des priorités. La modélisation des processus métiers : essentiel ! L’interface Drag & Drop qui permet d’ajouter facilement des données aux processus : incontournable ! La gestion multi-supports : impossible de faire sans ! Les fonctionnalités avancées accessibles sur l’appli mobile : ce serait un gros plus ! Cette liste vous aidera à choisir la solution la plus pertinente en regard de vos besoins.

Chez Iterop, nous vous proposons un lot de fonctionnalités essentielles (intégration facilitée au SI, gestion des droits utilisateurs, définition de formulaires personnalisés, génération de rapports statistiques, création d’indicateurs de performances…) auxquelles il faut ajouter de nombreuses capacités facultatives bien pratiques (création de tableaux de bord personnalisés, simulations de scénarios de processus métiers…).

2. L’évolutivité

Dans la grande majorité des cas, vous choisirez un logiciel BPM standard doté de quelques fonctionnalités plus spécifiques. Le plus important, c’est que cet outil puisse évoluer de façon régulière, à trois niveaux :

• d’un point de vue technique, en intégrant des mises à jour et des fonctionnalités plus récentes, au gré des innovations ;
• d’un point de vue métier, en permettant la mise en place de nouvelles versions des processus, instantanément, sans risquer d’interrompre le service ;
• d’un point de vue organisationnel, en sachant évoluer en même temps que votre entreprise sur le plan de la gouvernance ou de l’approche managériale.

Vous n’avez pas envie d’un BPM qui, une fois installé, ne puisse plus bouger du tout – n’est-ce pas ?

3. La simplicité de déploiement et d’utilisation

Le critère de la simplicité est d’autant plus crucial que l’outil BPM sera utilisé par de nombreux collaborateurs, à grande échelle. D’abord, il doit pouvoir s’intégrer aisément à l’existant, c’est-à-dire à votre système d’information et à ses prolongements (logiciels et solutions applicatives), ainsi qu’à votre base de données actuelle. À moins que vous n’ayez envie de re-saisir manuellement toutes vos informations ? Ensuite, une fois implémenté, le BPM ne pourra être pleinement efficace (et rentable) que s’il est adopté par l’ensemble des collaborateurs. Ce qui suppose une interface ergonomique, une prise en main intuitive et une communication pensée pour « vendre » l’outil à ceux qui devront se l’approprier.

4. La souplesse du paramétrage

Un logiciel de gestion s’apparente à un diamant brut qu’il faut savoir polir pour en révéler tout l’éclat. Cette mission échoit aux acteurs métiers, qui vont gérer eux-mêmes les processus collaboratifs induits par l’outil. Ils ont donc besoin de pouvoir paramétrer la solution (et assurer son entretien) sans perdre un temps précieux à chaque manipulation ! Pour cette raison, la souplesse du paramétrage de votre BPM est un critère de choix pour le moins déterminant. Il doit pouvoir être personnalisable à l’envi (qu’il s’agisse des workflows, des formulaires électroniques, des tableaux de bord, de la sélection des widgets…) et être capable d’évoluer pour épouser les changements stratégiques ou organisationnels de votre structure.

5. Le budget

La question du budget est importante : elle vous permet de réduire votre liste des candidats BPM. Tout en vous contraignant à mettre l’accent sur les fonctionnalités réellement pertinentes ! Ce budget, il est essentiel de le définir en accord avec la direction et la DSI, en apportant les éléments destinés à convaincre des bienfaits de ce choix. N’oubliez jamais une chose : si les avantages d’un BPM vous semblent évidents, ce n’est pas forcément le cas de ceux qui vont décider de la somme allouée au déploiement de la solution. N’hésitez pas à insister sur les gains potentiels d’un tel outil.

Faites le bon choix de BPM en vous appuyant sur ces 5 critères déterminants. Et confiez cette recherche à une personne dédiée, qui deviendra de fait l’expert BPM au sein de votre organisation !