Qu’est-ce qu’un workflow ?

Si vous confondez régulièrement « workflow » et processus métier, ou si vous n’avez qu’une vague idée de ce que cet anglicisme peut bien signifier, vous êtes au bon endroit !

Même si nous utilisons ce terme quotidiennement, parce qu’il est lié à l’utilisation du BPM, nous avons conscience du mystère épais qui l’entoure. Pas question, donc, de vous laisser baigner dans la confusion : un workflow, c’est un « flux de travail » ou une modélisation des processus métiers. Ce n’est pas plus clair ? Entrons dans le détail.

Workflow, vous avez dit workflow ?

Le workflow, ce n’est pas le processus métier en tant que tel, mais (selon wikipédia) la représentation d’un ensemble de tâches nécessaires à la réalisation d’un processus opérationnel.  Pas seulement des tâches, d’ailleurs, mais aussi des acteurs impliqués dans leur exécution, qu’ils soient humains (vos collaborateurs et vous-même) ou non (logiciels, applications, services, API, processus tiers…). Ainsi que les différentes interactions qui permettent à ces acteurs de mener à bien ladite suite de tâches.

Une affaire de modélisation

Pour vous faciliter les choses, essayez de voir le workflow comme un plan de construction d’un meuble Ikea : celui-ci vous explique comment monter le meuble étape par étape. Chacune de ces étapes étant précédée et suivie par une autre, jusqu’à la finalisation. Il vous indique également combien de personnes doivent participer au montage, quels accessoires sont fournis, et quels outils seront nécessaires. Parfois, le temps de fabrication vous est aussi précisé.

Maintenant, imaginez que le plan du meuble soit un processus métier. Le workflow consiste à intégrer au processus les étapes qui le composent, les outils dont vous aurez besoin, qui réalise l’action ou encore les documents utiles. Par exemple, un « flux de travail » va montrer le cheminement d’un document en interne, depuis sa conception chez les RH jusqu’à sa distribution aux collaborateurs.

Workflow procédural VS workflow ad hoc

Les choses deviennent plus nettes, n’est-ce pas ? Mais ce n’est pas fini. Car on distingue communément deux types de « flux de travail » :

Le workflow procédural

Ça, c’est quand la machine ronronne : les processus métiers sont parfaitement maîtrisés et toujours identiques. Tout est prédéfini. On parle d’un cheminement « figé ».

Le workflow ah hoc

Moins verrouillé, ce « flux de travail » invite les utilisateurs à intervenir de façon collaborative pour faire avancer le processus et contourner les éventuels obstacles. On parle d’un cheminement « dynamique ».

Dans les deux cas, le workflow a une particularité que nous n’avons pas encore évoquée : cet instrument de rationalisation des flux de travail s’inscrit dans une démarche d’automatisation, directement liée à l’informatisation des processus. Pour aller plus loin, découvrez des exemples de workflow. Le concept n’est donc pas récent. Mais son importance grandit à mesure que les outils deviennent plus spécifiques et performants.

Une démarche globale de Business Process Management

C’est le point crucial de notre définition : le workflow suppose l’intervention d’un outil global de gestion des processus métiers (logiciel BPM). Pour que ces processus soient automatisés, il est indispensable d’en passer par une phase de documentation et de modélisation.

Dans ce but, il faut utiliser un moteur de workflow. Cet outil permet de modéliser le processus métier désiré afin d’automatiser les prises de décision. Au moment du passage d’une étape à une autre, la bonne branche du workflow est choisie en fonction de la situation, au gré de paramètres prédéfinis (le système « if/then » : s’il se passe ceci, alors il faut faire cela). Ce sont les règles métiers qui conduisent à déterminer quand une étape prend fin et quand une autre démarre, à la façon d’un feu rouge qui, en passant au vert, autoriserait les automobilistes à avancer.

L’utilisation d’un outil BPM contribue également à renforcer le workflow en intégrant une notion de traçabilité (présente dans les solutions les plus performantes). Il est ainsi possible de visualiser l’ensemble des tâches effectuées dans le cadre d’un processus donné, en conservant la mémoire de toutes les décisions prises.

Et voilà, il n’y a plus de flou : vous savez désormais ce qu’est un workflow et comment il s’inscrit dans une vision globale de gestion des processus métiers.