Work OS, digital workplace, BPM, workflow : même combat ?

Le fiasco d’IBM

Le terme de Work OS pour Operating System est apparu dans les années 90 avec IBM. À l’époque, le projet s’appelait « Workspace OS » et avait pour ambition d’unifier tous les systèmes d’exploitation sur un seul environnement, logiciels inclus évidemment.

Pour vous la faire courte, une étude de l’Université de Californie a décrit le projet Workplace OS comme « l’un des plus importants investissements de tous les temps dans les logiciels de systèmes d’exploitation » et « l’un des plus grands échecs du secteur des temps modernes ». Les coûts de développement, la complexité technologique et la faible demande des clients ont eu raison du projet.

Et pourtant, l’ambition de départ était louable : unifier les systèmes, faciliter la compatibilité logiciel/OS et simplifier l’expérience utilisateur.

Mais alors pourquoi le terme de Work OS est-il de retour en 2020 ?

D’où viennent les Work OS ?

Si vous menez une veille active dans l’univers du logiciel, vous devez avoir une idée des dernières tendances. Pour les autres, voici un petit résumé de ce que le marché propose actuellement :

Sources : Truffle 100 édition 2020

• Des outils collaboratifs accessibles via le web (le fameux cloud) : on appelle cela des logiciels en mode SaaS pour Software as a Service. L’objectif est de proposer plus de mobilité aux utilisateurs, mais surtout d’exploiter des logiciels sous forme d’abonnement et non plus de licence classique.
• Des plateformes orientées low-code voire zéro code : elles sont conçues pour simplifier au maximum la création de nouvelles applications et s’adressent à des profils non techniques
• De l’automatisation et de l’intelligence artificielle : du traitement des données à l’interconnexion avec les différentes applications présentes dans un système d’information, la demande est en hausse constante chez les entreprises.

Il s’agit bien entendu d’un aperçu, chaque logiciel spécialisé ayant ses propres innovations, mais il est toutefois important de noter que les équipes cherchent aujourd’hui à rationaliser leur parc applicatif et à gagner en mobilité. Voilà pourquoi les Work OS font leur apparition.

IBM avait peut-être été un peu avant-gardiste, mais aujourd’hui le besoin est réel.

Définition d’un Work OS

Le terme de Work OS s’apparente fortement à celui des logiciels de gestion de processus et de workflow. Voici une définition empruntée à Monday :

Un système d’exploitation de travail (Work OS) est une plateforme logicielle basée sur le cloud où les équipes créent des applications de flux de travail personnalisées. Il permet aux équipes de planifier, d’exécuter et de suivre les processus, les projets et le travail quotidien.

Un Work OS devient un espace de travail numérique au sein d’une organisation : ses éléments de base peuvent être assemblés en applications qui gèrent tout type de travail. Il collecte des informations à partir d’outils externes, aide les équipes à communiquer sur des éléments dans le contexte du travail en cours et regroupe tous les flux de travail en un seul endroit. Cela crée un espace centralisé pour tout le travail.

Cas d’usage d’un Work OS

Parce qu’un cas d’usage vaut plus qu’un article de 1000 mots, voici des situations où les Work OS prennent tout leur sens :

Télétravail ou équipes délocalisées
• Objectif : aide à maintenir un niveau de visibilité et de productivité maximal même à distance.

Suivi des projets
• Objectif : permet d’avoir un historique des actions passées et d’identifier rapidement qui est chargé de la prochaine tâche.

Organisation des tâches
• Objectif : réduire le nombre de connexions nécessaires pour réaliser ses tâches quotidiennes et prioriser facilement le travail à réaliser.

Personnalisation de l’espace de travail
• Objectif : proposer des interfaces uniques notamment avec des tableaux de bord personnalisés et des workflows conçus sur mesure qui regroupent les informations de plusieurs applications distinctes.

Visibilité managériale
• Objectif : rassembler les informations et les données dont plusieurs équipes ont besoin à seul endroit tout en donnant de la visibilité aux managers sur les actions menées et en cours.

L’ambition des Work OS

Le mal du siècle dans les entreprises : le manque de collaboration. En tout cas, c’est ce que la plupart des enquêtes remontent depuis ces 5 dernières années. Du coup, tout le monde s’affaire à régler le problème soit côté IT où les équipes benchmark pour trouver la solution qui rassembleront tous les collaborateurs, soit côté direction où l’enjeu reste la satisfaction du client final pour lequel il faut déployer tous les moyens de communication possibles, soit côté métiers où chacun dispose de son environnement applicatif sans pouvoir s’interfacer avec d’autres services.
De fait, l’indispensable décloisonnement de l’entreprise se fait de plus en plus présent. Ce type de plateforme est un excellent moyen de mettre le pied à l’étrier même si les étapes les plus importantes résident dans l’élaboration du fameux cahier des charges, gardien de votre projet.

Le but ultime des Work OS n’est donc pas de remplacer des applications, sauf si cela s’avère vraiment utile, mais d’apporter un espace centralisé, ludique et capable de synchroniser toutes les ressources d’une entreprise intelligemment.

En fin de compte, il ne s’agit peut-être que de sémantique car les raisons qui poussent les équipes à s’équiper d’un Work OS ou d’une application de workflow sont sensiblement les mêmes. Iterop est aujourd’hui largement utilisé pour ses facultés d’orchestration et d’interconnexion, entre les équipes mais aussi entre les applications.

C’est à vous de définir quelles sont aujourd’hui les priorités de votre service ou de votre entreprise et d’identifier les fonctionnalités indispensables qui amélioreront concrètement votre quotidien.