La digitalisation des processus : l’arme secrète des équipes bien organisées !

Vous voulez pouvoir compter sur des équipes plus efficaces ? Le secret tient en trois mots : digitalisation des processus. C’est la clé pour optimiser le fonctionnement de votre entreprise tout en adoptant une gestion plus agile permettant aux collaborateurs d’être mieux organisés.

Attention : pour digitaliser, il ne suffit pas de créer un site web et d’envoyer des newsletters ! Nous parlons ici de transformer en profondeur vos processus métiers, de travailler à partir d’un workflow bien défini, de mettre en place une organisation plus souple et plus collaborative, et d’avoir une vision globale de vos processus via une solution BPM. Nous avons d’ailleurs fait un guide BPM pour entrer un peu plus dans les détails.

Digitalisation des processus : ça veut dire quoi ?

S’il y a un sujet difficile à appréhender, c’est bien celui de la transformation digitale des entreprises. On a tendance à croire qu’il suffit de mettre en place un site internet au design irréprochable et d’envoyer des e-mails à ses clients pour affirmer qu’on a pris le virage du numérique. Mais ce n’est là qu’une minuscule partie du sommet de l’iceberg !

Selon wikipédia, la transformation digitale des entreprises doit aller bien au-delà de simples « mesures cosmétiques » : elle doit passer par la digitalisation des processus en vue d’optimiser l’organisation interne.

En somme, ce ne sont pas de simples outils qu’il faut implémenter mais toute une nouvelle organisation qu’il faut adopter, plus agile et plus souple. Sinon, cela revient en quelque sorte à installer des ordinateurs à la pointe de la technologie… et à ne les utiliser que pour remplir des tableaux Excel ! Vous n’utiliseriez que 5 % des capacités de votre nouveau système.

Le workflow : modéliser vos processus métiers

La digitalisation des processus passe par la notion de workflow : la modélisation de vos processus métiers visant à représenter l’ensemble des tâches, des étapes et des ressources qui les composent pour leur donner vie.

Pour expliquer cette notion, prenons l’exemple d’une commande client :

Une fois cette commande passée, il faut l’honorer, ce qui suppose de suivre plusieurs étapes prédéfinies : enregistrement de la commande, facturation, communication avec la logistique, préparation et envoi du colis, transmission des données à la comptabilité, suivi du client…

Ce processus fait intervenir des outils, des personnes, des circuits et des délais. Pour que le client soit certain de recevoir sa commande, et pour que cette opération soit prise en compte par l’entreprise, il faut que tous les acteurs du processus sachent exactement ce qu’ils doivent faire à tout moment et à qui ils doivent s’adresser une fois leur tâche terminée.

Un workflow, c’est la représentation de ce processus dans son intégralité avec les acteurs et applications associés. Or, certaines de ces tâches peuvent être automatisée et prises en charge par des outils qui garantissent le bon fonctionnement global du processus. L’automatisation permet à vos équipes de s’affranchir des tâches récurrentes à faible valeur ajoutée pour se concentrer sur ce qui compte vraiment – par exemple, en simplifiant la facturation. Ce qui leur fait gagner en efficacité.

Mais pour y arriver, vous devez commencer par définir précisément quelles sont les étapes du workflow qui peuvent être automatisées. C’est cela, la digitalisation des processus métiers !